Penerapan ISO 9000 dalam Perusahaan

 Penerapan ISO 9000 dalam Perusahaan

Menurut saya, sebuah perusahaan harus beroperasi menurut sebuah standar. Standar inilah yang akan selalu dituntut oleh konsumen sebagai sesuatu yang mereka harapkan akan didapat atas suatu produk dan digunakan oleh regulator untuk memastikan terjaminnya produk tersebut. Maka semua perusahaan harus memiliki standarisasi atas produknya. Dalam skala internasional dikenal standarisasi yang berupa ISO dan berlalu secara umum/universal. Standar yang dimaksud dalam bahasan kali ini mengarah pada penjaminan kualitas proses produksi dan kualitas produk itu sendiri. Untuk standar kualitas yang bersifat internasional dikenal ISO 9000 yang khusus mengatasi isu kualitas. Penjaminan kualitas dapat digolongkan menjadi penjaminan kualitas formal dengan ISO 9000 dan  penjaminan kualitas informal dengan keterlibatan seluruh personil dalam quality circles.

Sehingga menurut saya juga, adanya standar kualitas akan mengatasi inkonsistensi yang terjadi dalam menghasilkan produk atau jasa dan sebagai tindakan preventif dihasilkannya produk yang cacat dan rusak. Standar ISO 9000 merupakan sistem untuk mengatur kualitas produk/jasa yang memberikan kepastian terutama melalui audit/ pemeriksaan internal dan eksternal bahwa suatu perusahaan yang disertifikasi mempunyai suatu sistem kialitas yang berlaku.

ISO 9000 adalah sistem yang diberikan oleh badan akreditasi yang diberi otorisasi yang nantinya melakukan audit independen dari sistem kulitas yang diterapkan oleh suatu perusahaan. Dengan begitu, ada 3 unsur fundamental dalam penerapan ISO 9000. Pertama menjadikan ISO 9000 sebagai standar perusahaan. Kedua, penilaian oleh pihak lain yang masih berhubungan dengan perusahaan,

seperti pelanggan dan pemasok, dimana hasil penilaian ini diakui sebagai standar bagi kedua belah pihak. Ketiga,perusahaan mendemonstrasikan status ISO 9000 kepada pembeli.

ISO 9000 mencakup:

1.           Kebijakan mutu. Seluruh maksud dan tujuan organisasiyang berkaitan dengan mutu, yang secara formal dinyatakan oleh pimpinan tertinggi.

2.           Manajemen mutu. Semua aktifitas dari keseluruhan fungsi manajemen yang menetapkan kebijakan mutu, tujuan dan tanggung jawab perusahaan, serta melaksanakannya dengan cara seperti perencanaan mutu, pengendalian mutu, pemastian mutu dan peningkatan mutu di dalam sistem mutu.

3.           Sistem mutu. Stuktur organisasi, tanggung jawab, prosedur, proses dan sumber daya untuk menerepkan manajemen mutu.

4.           Jaminan mutu. Seluruh perencanaan dan kegiatan sistematis yang memadai bahwa barang atau jasa memenuhi persyaratan mutu.

 Menurut Chatab (1996) Standar ISO 9000 memiliki banyak versi , seperti ISO 9000, ISO 9001, ISO 9002, ISO 9003, ISO 9004 yang membentuk keluarga standar seri ISO 9000. Standar ini mencakup perancangan kualitas,manajemen kualitas, penjaminan kualitas untuk setiap jenis perusahaan. Setiap seri mempunyai elemen yang sama, namun karena fungsinya berbeda,maka ada beberapa elemen yang ada di satu seri standar namun tidak ada di seri lain. ISO 9000 diperkenalkan tahun 1987 oleh Organisasi  Standar Internasional dengan kantor pusat di Geneva, Switzerland. Standar yang telah dikenal pada masa perang duni II itu dikenal dengan MIL STD, kemudian berganti menjadi B5 5750, yang kemudian menjadi ISO 9000 yang saat ini sudah banyak diadopsi di berbagai negara.

TUJUAN DAN MANAFAAT ISO 9000

     Perusahaan yang mengadopsi sistem manajemen kualitas dengan memenuhi standar ISO 9000 akan mendapatkan banyak manfaat dan keuntungan. Menurut saya, tujuan dan manfaat ISO 9000 adalah meningkatkan kualitas dengan memberikan panduan kepada perusahaan dengan kriteria yang dapat mereka pergunakan untuk menetapkan dan mengukur sistem kualitas. ISO 9000 secara otomatis memberikan pengendalian untuk meyakinkan kualitas produksi dan pengiriman dan mengurangi pemborosan, waktu pemberhentian mesin, tidak efiseinnya tenaga kerja, dengan demikian akan dapat meningkatkan produktivitas dan hubungan pemasok dengan pelanggan yang berubah semakin dekat. Standar ISO mencakup pembicaraan mengenao resiko, biaya, manfaat, tanggung jawab manajemen, pinsip-prinsip sistem kualitas yang membantu mensyaratkan standar kualitas yang sesuai dengan situasi nyata.

Pemeliharaan kualitas di dalam suatu perusahaan melalui standari ISO 9000 akan memastikan kebutuhan pelanggan dapat dipenuhi , meningkatkan kinerja produk /jasa dan kepuasan pelanggan, pengurangan biaya,menjual produk/jasa dengan lebih baik kepada konsumen, peningkatan pasar dan berujung pada peningkatan profit dan nilai perusahaan. Sehingga menurut saya, ISO 9000 ini banyak digunakan oleh berbagai perusahaan karena:

·        
Memperbaiki atau meningkatkan kualitas

·         Memenuhi kebutuhan konsumen

·         Memenuhi kebijakan perusahaan dan industri

·         Memenuhi kebutuhan pihak-pihak pemegang kekuasaan/stakeholder

·         Mempunyai sertifikasi untuk penjaminan produk.

 Seri ISO 9000 juga mempunyai beberapa tujuan. M. N. Nasution (2001: 219) mengatakan bahwa tujuan utama dari ISO 9000 adalah sebagai berikut:

1. Organisasi dapat mencapai dan mempertahankan kualitas produk atau jasa yang dihasilkan, sehingga secara berkesinambungan dapat memenuhi kebutuhan para pembeli.

2. Organisasi dapat memberikan keyakinan kepada pihak manajemennya sendiri bahwa kualitas yang dimaksudkan itu telah dicapai dan dapat dipertahankan

3. Organisasi dapat memberikan keyakinan kepada pihak pembeli bahwa kualitas yang dimaksudkan itu telah atau akan dicapai dalam produk atau jasa yang dijual.

    Berdasarkan pernyataan M.N. Nasution, maka saya simpulkan tujuan utama dari seri ISO 9000 adalah untuk merealisasikan komitmen pihak manajemen terhadap kualitas produk/jasa secara continuous sehingga dapat memenuhi kebutuhan dan kepuasan konsumen. Mencapai, mempertahankan, dan menemukan perbaikan kualitas produk secara terus menerus dan berkesinambungan (termasuk layanan) dalam hubungannya dengan persyaratan, meningkatkan kualitas operasi secara terus menerus untuk memenuhi harapan konsumen dan pemilik perusahaan, memberikan kepercayaan kepada manajemen internal dan pekerja bahwa persyaratan kualitas telah terpenuhi dan perbaikan telah dilakukan, memberikan kepercayaan kepada konsumen dan pemilik bahwa persyaratan kualitas telah terpenuhi dalam produk yang dikirimkan, memberikan kepercayaan bahwa persyaratan system kualitas telah terpenuhi

Menurut Chatab (1996) manfaat ISO 9000 dilihati dari aspek konsistensi pelaksanaan dan mampu telusur, dari aspek pengendalian pencegahan, dan dari aspek perkembangan dan pertumbuhan perusahaan.

Menurut Chang dan Lo (2005). Manfaat penerapan ISO 9000 dapat berupa manfaat internal dan eksternal.

Manfaat internal ISO 9000:

·         Dokumentasi lebih baik dan instruksi kerja untuk pengendalian lebih baik, sehingga mengurangi biaya dan pengendalian menjadi lebih baik

·         Meningkatkan kesadaran kualitas dalam organisasi lebih baik

·         Meningkatkan produktivitas karyawan, sistematisasi, pengendalian kualitas yang lebih baik, memperbaiki audit internal

·         Adanya perbaikan kualitas, mampu bersaing di pasar internasional, pengurangan biaya dan meningkatkan penjualan

·         Dapat memotivasi karyawan

·         Adanya kejelasan otoritas dan tanggung jawab

·        Memperbaiki sistem inspeksi dan sistem audit

·         Pengurangan manufacturing lead time , seperti biaya penyimpanan dan pemesanan persediaan, biaya karena antri, biaya karena menghasilkan produk cacat.

·         Menyatukan departemen atau sistem yang berbeda

·         Mengurangi tingkat kesalahan pemberian pelayanan atau cacat produk

·         Mengurangi biaya operasi dan biaya kualitas

 Manfaat eksternal ISO 9000:

·         Meningkatkan pangsa pasar

·         Pengiriman kepada pelanggan dengan tepat waktu

·         Mendukung kepercayaan pelanggan

·         Mengurangi hambatan dalam perdagangan

 

Manfaat ISO 9000 yang saya analisis dari pernyataan Chang dan Lo dan M.N. Nasution ialah:

 Ø  Memberikan sebuah pendekatan sebagai pedoman bagi manajemen kualitas

Ø  Memastikan konsistensi operasi yang sesuai standar untuk selalu memelihara kualitas produk/jasa

Ø  Menetapkan sebuah kerangka kerja untuk proses peningkatan kualitas lebih lanjut,membakukan proses untuk memastikan konsistensi serta meningkatkan hubungan antarfungsi yang dapat mempengaruhi kualitas.

Ø  Menentukan secara jelas tanggung jawab dan wewenang perusahaan yang akan mempengaruhi kualitas

Ø  Mendokumentasikan prosedur dengan baik dalam rangka menjalankan kegiatan operasional

Ø  Menerapkan sistem dokumentasi yang efektif melalui mekanisme dari audit kualitas internal peninjauan manajemen yang berkesinambungan sehingga selalu berada pada standarnya.

Ø  Sebagai sarana pemasaran

Ø  Dapat meningkatkan kepuasan pelanggan melalui pemenuhan kualitas

Ø  Meningkatkan citra dan daya saing perusahaan di pasar internasional

Ø  Dapat memberikan pelatihan kepada staf melalui prosedur dan instruksi yang baik

Ø  Mengantisipasi adanya tuntutan konsumen atas produk

Ø  Dapat menjamin kesempatan eskpor ke pasar eropa dan psar-pasar lain karna telah memiliki sertifikasi sebagai syarat administrasi

Ø  Dapat memperbaiki posisi persaingan, daya kompetitif perusahaan meningkat.

Ø  Memperbaiki keyakinan pelanggan, meningkatkan kepuasan pelanggan

Ø  Memperbaiki sistem kualitas yang ada sehingga lebih efektif dan efisien

Ø  Meningkatkan kualitas dan produktivitas karena sistem operasinal perusahaan menjadi lebih baik.

Ø  Meningkatkan kesadaran kualitas dalam perusahaan.

Ø  Memperbesar pangsa pasar, Peluang ekspor lebih besar, Ekspansi ke pasar internasional

Ø  Meningkatkan profitabilitas

Ø  Mengurangi pemborosan dan inefisiensi

Ø  Kesadaran terhadap kualitas semakin besar, Prosedur dokumentasi lebih baik, Instruksi dan prosedur kerja lebih jelas, Pertanggungjawaban pekerjaan semakin jelas, Menghilangkan kelebihan pekerjaan/mengurangi pekerjaan yang tidak penting

     HAMBATAN PENERAPAN IS0 9000

Menurut Saya, Implementasi atau penerapan sistem manajemen kualitas seringkali bertemu dengan kesulitan atau hambatan yang berasal dari berbagai pihak. Sumber hambatan yang paling dominan ialah kurangnya dukungan dan komitmen dari manajemen puncak selalu pembuat kebijakan. Tanpa adanya dukungan dan komitmen tersebut maka penerapan standar sisem manajemen kualitas ISO 9000 tidak akan tercapai. Karena dukungan dan komitmen akan diikuti/dilaksanakan oleh seluruh bagian dalam perusahaan. Apabila hambatan tersebut dapat diatasi, dengann niat atau tekad juga semangat yang kuat dari seluruh anggota perusahaan, maka penerapan sistem manajemen kualitas ISO 9000 dapat tercapai.

Selain berasal dari manajemen puncak, Saya melihat hambatan juga dapat bersumber dari para pelaksana, pihak eskternal maupun kondisi perusahaan itu sendiri seperti kurangnya kecakapan karyawan untuk melaksanakan ISO di perusahaan tempat mereka bekerja, kurang tersedianya peralatan produksi yang sesuai dengan standar, terlalu banyak alat produksi yang tidak memenuhi standar sehingga sertifikasi ISO tidak bisa berfungsi dengan baik, proses pengecekan dokumen yang terlalu banyak sehingga tidak dapat dikelola dengan baik, serta mendapatkan komitmen dari pihak manajemen dan juga para karyawan, skala produksi perusahaan yang terbilang masih menengah ke bawah, jadwal audit yang dilakukan konsultan yang terkesan mendadak, skala penilaian ISO yang terkesan sama  akan menyebabkan ketimpangan di dalam penilaian ISO 9000, organisasi yang belum stabil, sikap kritis non produktif.

Menurut Saya, hambatan yang dihadapi dalam ISO 9000 dapat diidentifikasi selama implementasi dan sesudah memperoleh sertifikasi ISO 9000. Hambatan selama implementasi terjadi kemungkinan karena perusahaan harus melakukan adaptasi atau perubahan-perubahan sesuai persyaratan yang ditetapkan ISO 9000. Sedangkan hambatan yang dihadapi setelah mendapatkan sertifikasi ISO terjadi karena perusahaan seringkali merasa bahwa sudah tidak ada lagi control langsung yang dihadapi.

Hasil penelitian Chow-cua, et al (2002) tentang hambatan selama implementasi ISO 9000 dan sesudah memperoleh sertifikasi disajikan pada gambar 1.1. Hambatan terbesar selama implementasi ISO 9000 adalah organisasi gagal dalam mendefinsikan pertanggungjawaban dan wewenang personal (51,4%), sedangkan hambatan terbesar setelah memperoleh sertifikasi ISO 9000 adalah organisasi gagal membawa tinjauan manajemen terhadap sistem kualitas untuk mencapai efektivitas sistem (37,1%)

Itulah beberapa penjelasan tentang implementasi ISO dan juga beberapa hambatan yang membuat penerapan ISO menjadi tidak berfungsi maksimal. Tentunya akan lebih baik jika hambatan-hambatan tersebut bisa diatasi dengan baik sehingga ISO akan berfungsi dengan baik juga dan akhirnya bisa memberikan banyak keuntungan untuk perusahaan.

                                           Sumber : Chow-Chua, et al . (2002) Gambar 1.1             

                                                     Hambatan Impelementasi ISO 9000

Daftar Pustaka

Ariani, Dorothea Wahyu. 2019. Manajemen Kualitas. Tangerang Selatan: Universitas Terbuka

Shanti.2002. Manfaat Penerapan Sistem Manajemen Kualitas ISO 9000:2000 dalam Lingkungan Bisnis di Indonesia. http://journal.wima.ac.id/index.php/JWMA/article/view/1072. (diakses pada tanggl 12 mei 2020 pukul 19. 20)

Setiadi, D. 2006. Pengertian ISO 9000 Sistem Standar Manajemen Mutu. www://psl.ums.ac.id/Web_Based/pdf/25-ISO%209000.pdf. (diakses pada tanggal 12 Mei 2020 pukul 19.25)

Connie Susilawati Dosen Fakultas Teknik Sipil dan Perencanaan, Jurusan Teknik Sipil - Universitas Kristen Petra dan PhD candidate Faculty of Built Environment and Engineering, Queensland University of Technology Email: c.susilawati@qut.edu.au Ferryanto Salim, Tjahjadi Soesilo Alumni Fakultas Teknik Sipil dan Perencanaan, Jurusan Teknik Sipil - Universitas Kristen Petra. 2005. HARAPAN DAN REALITA SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9000 DALAM PENERAPANNYA DI PERUSAHAAN KONTRAKTOR (diakses pada tanggal 12 Mei 2020 pukul 19.35)

Nursya’bani Purnama. 2005. TINJAUAN KRITIS TERHADAP IMPLEMENTASI ISO 9000. Fakultas

Ekonomi Universitas Islam Indonesia. JSB No. 10 Vol. 2, DESEMBER 2005. (diakses pada tanggal 12 Mei 2020 pukul 19.42)

http://www.bikasolusi.co.id/penerapan-iso-90012008-di-divisi-precast-peralatan-pt-adhi-karya/