3 Metode dalam Menjadwal Permintaan Pelanggan
Sistem penjadwalan pada perusahaan jasa /pelayanan lebih menekankan pada level staffing/karyawan dikarenakan perusahaan jasa atau pelayanan bersifat padat karya sehingga permintaan pelanggan yang akan di proses oleh karyawan sangat bervariasi. Keterbatasan karyawan dalam perusahaan jasa juga ditambah dengan berbagai aturan hukum yang berlaku mengenai upah dan waktu kerja dapat membatasi keputusan penjadwalan tersebut.
Penjadwalan karyawan merupakan suatu cara untuk mengelola kapasitas pelayanan dengan sistem penjadwalan khusus untuk periode kerja yang akan menjadi tanggung jawab para karyawan. Penjadwalan karyawan diharapkan mampu menangani berbagai macam kebutuhan pelanggan. Teknik yang digunakan dalam perusahaan jasa dalam metode penjadwalan karyawan dibagi menjadi dua yaitu penjadwalan permintaan pelanggan dan penjadwalan kekuatan karyawan. Penjadwalkan permintaan biasanya digunakan dalam perusahaan jasa di bagian depan atau ( front office process ) dikarenakan kontak dengan pelanggan yang tinggi, aliran kerja yang fleksibel karena mengikuti permintaan pelanggan, kustomisasi, dan dalam lingkungan penjadwalan yang kompleks.
Metode Penjadwalan Permintaa Pelanggan Dalam Perusahaan Jasa:
Menurut (Krajewski, et.al., 2007) ada 3 metode yang dapat digunakan dalam menjadwalan permintaan pelanggan, yaitu metode Janji Temu atau Appointment, metode Pemesanan atau Reservasi, dan metode Penundaan Pekerjaan atau Backlog. Berikut saya jelaskan lebih rinci:
1. Metode Janji Temu (Appointment)
Dengan metode ini penyedia layanan dan konsumen dapat menentukan waktu tertentu/ khusus dalam proses pelayanannya. Digunakan oleh perusahaan jasa yang mana sifat pelayanannya lebih spesifik dan personel seperti dokter, dokter gigi, ahli hukum, layanan psikiater, kantor pengacara, jasa arsitek, jasa konsultan dan lain-lain. Dengan metode ini, konsumen dapat meninjau waktu yang tersedia sesuai keinginan, menjadwalkan janji temu pada pukul berapa pun, dan mengatur ulang jadwal dengan mudah ketika terjadi benturan jadwal. Perusahaan juga dapat mengubah daftar staf, menentukan layanan dan harga, serta mengatur jam kerja karyawan, memastikan kesiapan fasilitas layanan.
Jadi, keunggulan metode ini adalah fleksibilitas , pelayanan yang tepat waktu, kapasitas penggunaan personel yang tinggi sehingga lebih produktif , dan penyedia layanan dapat melakukan persiapan sebelum mereka datang ke tempat konsumen, sehingga mengurangi kecemasan konsumen untuk mendapatkan kepastian pelayanan. Namun kelemahannya adalah apabila terjadi ketidakpuasan pelanggan atas janji temu dikarenakan keterlambatan akan menurunkan persepsi konsumen terhadap kualitas pelayanan itu sendiri. Contoh : Saya menelfon perusahaan yang menyediakan jasa arsitek, untuk melakukan janji temu dengan salah satu arsitek yang telah direkomendasikan untuk membahas lebih lanjut rancangan desain rumah yang akan saya bangun. Kami menetapkan waktu dan lokasi temu serta layanan yang akan diberikan.
2. Metode Pemesanan/ Reservasi/ Booking
Perusahaan jasa yang menggunakan metode ini, menghendaki para konsumennya untuk terlebih dahulu melakukan pemesanan atas layanan yang ingin digunakan. Denga adanya pemesanan terlebih dahulu, maka perusahaan dapat memperkirakan penggunaan sumberdaya peralatan sehingga lebih efisien. Reservasi merupakan kegiatan awal bagi kegiatan di departemen front office. Adanya reservation akan membawa keuntungan bagi kedua belah pihak, baik keuntungan dipihak penyedia layanan maupun keuntungan dipihak konsumen. Keuntungan reservation bagi konsumen adalah adanya kepastian penggunaan layanan dan fasilitas, dapat memperkirakan anggaran yang akan dihabiskan, terhindar dari kemungkinan bahaya maupun resiko yang mungkin terjadi, konsumen dapat menikmati pelayanan yang maksimal karena persiapan sudah dilakukan jauh-jauh sebelummya. Keuntungan reservation bagi penyedia layanan adalah dapat memprediksi sumberdaya yang akan digunakan, memprediksi pendapatan sehingga dapat menyusun program yang akan menggunakan anggaran tertentu, berguna untuk menyusun jadwal bagi karyawan yang akan dipekerjakan pada periode tertentu, dapat memberikan pelayanan yang maksimal kepada para konsumen sehingga akan merasa puas. memberikan pelayanan yang maksimal.
Kelebihan metode ini adalah metode ini yang paling banyak dilakukan, karena mudah, cepat dan menghemat waktu. Kelemahan dari sistem ini adalah apabila ada kekeliruan pemesanan dan menimbulkan keluhan dari tamu, terjadi kesalahan dalam mengisi reservation form. Beberapa perusahaan yang menggunakan metode ini membutuhkan pembayaran dimuka atau biaya reservasi sebagai jaminan pemesanan konsumen. Contoh : Perusahaan penerbangan sering melakukan pemesanan kamar untuk penumpangnya apabila terjadi penundaan keberangkatan pesawat sehingga para penumpang harus menginap. Dalam hal ini perusahaan penerbangan akan menanggung semua biaya akomodasi untuk penumpangnya. Biasanya untuk awak kapal pesanan sudah terjadwal sehingga hotel dapat mempersiapkan sebelumnya, pemesanan kamar hotel, restoran, penerbangan, pemesanan tiket konser, film dan beberapa restoran kerap kali menerapkan sistem reservasi.
3. Metode Penundaan Pekerjaan (Backlog)
Pada pelayanan tersebut, waktu perkiraan penyelesaian pekerjaan ditentukan lebih dahulu, kemudian penyedia jasa akan memesankan komponen-komponen yang diperlukan (penjadwalan mundur). Dengan demikian, konsumen harus menunggu proses pemesanan barang. Metode penundaan pekerjaan paling tepat digunakan pada jasa perbaikan handphone atau peralatan elektronik yang membutuhkan waktu tunggu untuk partisi peralatan yang akan diperbaiki atau diganti, peralatan rumah tangga, tukang jahit, jasa reparasi. Contoh metode ini : Laptop Samsung saya rusak dan saya membawanya ke toko cabang Samsung. Pegawai disana mengatakan batrai laptop saya sudah rusak dan komponen perangkat lunaknya juga ada yang mengalami kerusakan, sehingga pihak reparasi harus membeli/mengambil beberapa komponen terlebih dahulu agar dapat memperbaiki laptop saya, sehingga pihak reparasi akan menyelesaikan pekerjaannya tersebut dalam waktu seminggu, baru saya bisa mendapati laptop saya yang telah diperbaiki dan bisa digunakan kembali. Sistem tersebut biasa disebut dengan garansi.
Kesimpulan : Ketiga metode penjadwalan permintaan pelanggan tersebut memiliki kelebihan dan kelemahannya masing-masing. Metode tersebut dipakai bergantung pada kegiatan pelayanan seperti apa yang digunakan, ketersediaan sumber daya, fleksibilitas, dan alur kerja yang tentunya dapat berbeda-beda pada setiap perusahaan jasa. Tujuan yang hendak dicapai tetap sama yakni memuskan konsumen, meningkatkan produktivitas dan efisiensi.
Referensi:
Wahyu Ariani, Dorothea.2011.Manajemen Operasi. Tangerang Selatan:Universitas Terbuka
Nazya Junaidi.2018. Manajemen Operasi EKMA4215 - Tiga Metode Yang Dapat Digunakan Dalam Menjadwal Permintaan Pelanggan. http://nazyajunaidi.blogspot.com/2018/12/manajemen-operasi-ekma4215-tiga-metode.html#:~:text=%C2%B7Metode%20Janji%20Temu%20(Appointment),jasa%20konsultan%20dan%20lain%2Dlain. (diakses tanggal 3 November 2020 pukul 12.45)
Ridheta, Olivia.2018.Manajemen Operasi Metode Penjadwalan Permintaan Pelanggan. https://www.beautylivs.com/2018/11/manajemen-metode-penjadwalan-pelanggan.html(diakses tanggal 3 November 2020 pukul 12.56)
Yoga.2014. PENGERTIAN RESERVATION ,MEDIA RESERVATION ,JENIS RESRVATION,TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB RESERVATION. http://idkomangyani.blogspot.com/2014/10/pengertian-reservation-media.html(diakses tanggal 3 November 2020 pukul 13.03)
Komentar