Metode Total Quality Management, Benchmarking, Reenginering Dalam Persaingan Bisnis Suatu Perusahaan

A.   Total Quality Management (TQM)

 

Gambar 1.1.Pilar dan Prinsip Total Quality Management

 

TQM merupakan suatu penerapan metode kuantitatif dan sumber daya manusia untuk memperbaiki dalam penyediaan bahan baku maupun pelayanan bagi organisasi,semua proses dalam organisasi pada tingkatan tertentu dimana kebutuhan pelanggan terpenuhi sekarang dan di masa mendatang. TQM lebih meruoakan sikap dan perilaku berdasarkan kepeuasan atas pekerjaannya dan kerja tim atau kelompoknya . TQM mengendaki komitmen total dari manajemen sebagai pemimpin perusahaan dimana komitmen ini harus disebarluaskan pada seluruh karyawan dan pada semua departemen dalam perusahaan. TQM bukan merupakan sebuah sistem/program,taoi budaya yang ahrus dibangun,dipertahankan,dan ditingkatkan oleh seluruh anggota perusahaan yang berorientasi pada kualitas dan menjadikan kualitas sebagai way of life.

 

             Mengerjakan segala sesuatu dengan baik sejak awal dan dilakukan secara erus menerus dan berkesinambungan dengan tujuan untuk memenuhi kepuasan pelanggan. Hal tersebut yang melatarbelakangi konsep zero defect. Perusahaan yang melaksanakan TQM mengenal tiga pantangan, yitu pantangan  menerima,memproses dan menyerahkan produk cacat,karna jika tidak dilakukan filosofi TQM sejak awal,maka perusahaan harus membayar mahal atas produk atau jasa yang tidak laku karena tidak dapat memenuhi harapan pelanggan. Untuk dapat menciptakan budaya continuous qyality improvement,dimana kualitas tidak bisa dicapai secara mendadak,untuk itu manajemen harus mempercayai para stafnya dan memberi kesempatan,tanggung jawab untuk memberikan kualitas yang baik bagi pelanggan.

 

            Pendekatan yang lebih baru dalam TQM adalah total quality human resource management yang mengutamakan pendekatan yang terdesentralisasi ,sehingga semua pihak termotivasi untuk terlibat aktif dalam melaksanakan filosofi TQM.

            Ada 8 Perisnsip budaya yang digunakan sebagai dasar pelaksanaan TQM dalam perusahaan,yaitu komunikasi terbuka,pemberdayaan.pencegahan kesalahan,fokus eksternal,kesesuaian terhadap kualitas ,perubahan dan perbaikan yang terus-menerus dan berkesinambungan,hubungan kerja sama,dan penyelesaian masalah hingga ke akar akarnya.

            Elemen penting dalam penerapan TQM, yaitu kepemimpin dan komitmen ,keterlibatan penuh seluruh karyawan,perencanaan yang baik,strategi pelaksanaan,pengukuran dan evaluasi,pengendalian dan perbaikan,mencapai dan mempertahankan standar kesempurnaan,berfokus pada karyawan dan pelanggan,hubungan dengan pemasok,menggunakan praktek bisnis terbaik,peatihan yang berorientasi kualitas ,kesalahan nol,perbaikan proses,dan pengukuran kualitas.

 

            Jika dua buah perusahaan, perusahaan A dan B, jika perusahaan A tidak melaksanakan filosofi TQM dalam artian merupakan perusahaan tradisonal, dan perusahaan B melaksanakan filosofi TQM dengan sangat baik. Maka yang akan memenangkan pangsa pasar ,memenangkan kompetisi bisnis, dan memiliki nilai perusahaan yang tinggi adalah perusahaan B . Berikut keunggulan filosofi TQM yang diterapkan perusahaan B:

Ø  Produk/jasa yang dihasilkan perusahaan B akan lebih diterima oleh masyrakat dan bisa menjadi produk andalan,karena produk yang dihasilkan selalu memenuhi kepuasan pelanggan.

Ø  Dengan mendapat kepercayaan konsumen,Perusahaan yang melaksanakan TQM memiliki pangsa pasar yang luas,tidak mudah dikalahkan oleh competitor bahkan bisa mencipatakn hambatan untuk industri sejenis memasuki pasar .

Ø  Pengelolaan biaya produksi lebih efisien dan menghasilkan keuntungan yang maksimal karna risiko merugi yang telh diminimalisir sejak awal proses produksi dengan menjamin mutu produk.

Ø  Memiliki ikatan kekeluargaan serta tim yang kuat dalam lingkungan internal perusahaan karna selalu mengedepankan kerja tim untuk mencapai satu tujuan yaitu memenuhi kepuasan pelanggan.

Ø  Memiliki sistem komunikasi yang baik antara pimpinan dan staf antar departemen sebab diperlukan komuikasi yang efektif.

Ø  Kemampuan Research and Development yang semakin berkembang dengan baik,menciptakan produk ekonomis / go green yang mampu berkompetisi seiring dengan evaluasi dan  progress perbaikan yang selalu di lakukan secara terus menerus.

 

B.   Reengineering

                

                                             Gambar 1.2. Reengineering Proses Bisnis

Rengineering merupakan perubahan besar yang harus dilakukan organisasi untuk mengejar ketinggalannya dari pesaingnya. Perubahan besar ini mutlak perlu manakala pesaing juga melakukan hal tersebut atau memang akan menyelamatkan kondisi perusahaan yang berada di ambang keruntuhan . Reengineering meliputi berbagai aspek yang luas dalam kehidupan organisasi . langkah reengineering ini dapat dilakukan oleh perusahaan yang melaksanakan TQM. Reengineering merupakan kegiatan untuk melakukan perbaikan dengan mengadakan perombakan secara total proses bisnis hingga ke akar akarnya. Kegiatan ini dilakukan untuk mengejar ketinggalan,sehingga little better every day tidak dapat dilakukan.

Persamaan antara reengineering dengan TQM, (1) baik reengineering mauoun TQM keduanya berdasar pada pendapatnyang mengutamakan dalam kinerja proses bisnis yang penting dalam persaingan. (2) keduanya juga membutuhkan pimpinan puncak untuk mengelola perubahan organisasi. (3) reengineering dan TQM juga sama-sama membutuhkan nilai yang terdiri dari orang-orang yang mampu mengimplementasikan prosedur dan program baru.(4) selalu memperbaiki hubungan antara pelanggan dan supplier,memberdayakan karyawan,memperbaiki produk dan proses.

 Reengineering adalah pemikiran secara mendasar dan mendesain kembali secara radikal proses bisnis perusahaan untuk mengadakan perbaikan penting dan dramatic  dan  mengukur performansinya dengan biaya,kualiatas,pelayanan,dan kecepatan atau ketepatan. Reengineering meliputi aspek teknis seperti teknologi,standar,prosedur,sistem dan pengendalian,maupun aspek sosial seperti organisasi,staffing,kebijakan,pekerjaan,jalur karier dan insentif.  Reengineering menghendaki individu yang memahami perancangan bisnis,analisis bisnis,pengembangan organisasi,kepuasan pelanggan,konsep,teknik dan akat yang banyak dan bervariasi yang harus dikombinasikan dengan pengertian yang komprehensif fari budaya organisasi dan bagaimana menerapkan perubahan dalam lingkup strategic jangka panjang.

Untuk melakukan reengineering membutuhkan usaha yang besar pada satu waktu ,Nampak merupakan usaha keras dan mendetail,dan melibatkan beberapa departemen atau bagian dalam perusahaan. TQM dan reengineering bersifat saling melengkapi. Ruang lingkup reengineering lebih sempit dari TQM.

Perusahaan yang mengadakan Reengineering pada setiap departemennya tentu akan membawa dampak positif bagi kelangsungan bisnisnya. Keunggulan penerapan reengineering adalah:

Ø  Meningkatkan inovasi atau terobosan baru dalam produk/lini produk maupun sistem dalam perusahaan itu sendiri yang mendorong perusahaan berproduksi  dan menciptakan sistem yang baru yang lebih efektif

Ø  Menghilangkan biaya yang sebenarnya tidak dibutuhkan agar terfokus pada peningkatan perbaikan

Ø  Menciptakan keunggulan yang kompetitif,dapat bersaing dengan kompetitor dan dapat meningkatkan kapasti produksi dan memperluas pasar.

Ø  Mengevaluasi hal yang secara teknis dapat mengganggu produktifitas perusahaan sehingga mmeiliki hubungan yang baik antar anggota organisasi,pimpinan dan perbaikan akan proses untuk menghasilkan produk yang lebih baik.

Ø  Menyelamatkan perusahaan dari kebangkrutan akibat kurang mampu beradaptasi dengan perubahan yang terjadi di dalam dan diluar perusahaan

Ø  Mampu membangun citra perusahan yang lebih baik dimata konsumen dan mendapat kepercayaan kembali dari konsumen

Ø  Mendapatkan banyak pihak seperti pemasok,supplier dan imvestor karna kemampuan perusahaan yang dapat berkembang dengan baik.s

 C.   Banchmarking

                                                                                                                  Gambar 1.3. Proses Benchmarking

 

Gambar 1.4. Fungsi Benchmarking

Banchmarking merupakan suatu langkah untuk mengadakan perbaikan dengan menirru praktek bisnis terbaik di kelasnya. Perusahaan yang membenchmark dan yang dibenchmark harus saling terbuka. Banchmarking juga merupakan proses pengukuran yang berkesinambungan tentang produk,pelayanan dan praktek terhadap kompetitor atau bisnis lain yang terkuat. Perusahaan yang akan mengadakan bancmarking tidak harus mencari perusahaan lain yang sama. Benchmarking merupakan suatu hal yang direncanakan dengan baik,sistematis,berkesinambungan dan memerlukan tingkat kesadaran yang tinggi dari semua pihak,mempunyai tujuan yang jelas,dan mempunyai mekanisme untuk mengukur kinerja dan perubahan implementasi dalam perushaan. Karena perencanaan yang buruk,tidak ada dukungan dari pimpinan atau anggota perusahaan.

            Oleh karena itu dalam melaksanakan benchmarking pimpinan beserta seluruh anggota perusahaan harus terlebih dahulu mempunyai tekad untuk mengadakan perubahan. Tujuan benchmarking sendiri adalah mengadakan perbaikan dan perubahan,mempertahankan dan mengadakan peningkatan jangka panjang dari proses bisnis inti yang menyediakan keunggulan daya saing yang berkelanjutan.

            Menurut Frost dan Fringel(1993) 4 teknik benchmarking:

1.      Internal benchmarking : dilakukan dengan membandingkan kinerja antar divisi atau wilayah pasar yang ada dan dikerjakan oleh unit-unit intern dalam perusahaan.

2.      Competitive benchmarking: dikerjakan dengan membandingkan kualitas produk /jasa secara langsung atas pesaing sejenis pada suatu pasar.

3.      Functional benchmarking : perbandingan kapabilitas fungsi-fungsi bisnis atas pesaing tertentu walaupun tidak dalam industri yang sejenis

4.      Generic benchmarking : dilakukan dengan asumsi proses transformasi dari input ke output adalah sama di semua industri, maka perbandingan atas pengembangan produk baru misalnya dapat dilakukan pada aspek genericnya saja,bahkan dapat dilakukan di luar industri yang sejenis.

Keunggulan Benchmarking:

1. Menurunkan Biaya Tenaga Kerja

Salah satu keuntungan dari benchmarking ialah memungkinkan biaya tenaga kerja yang lebih rendah. Sebagai contoh, sebuah perusahaan manufaktur kecil dapat mempelajari bagaimana pesaing atas menggunakan robot untuk beberapa fungsi dasar produksi. Robot ini dapat membantu pesaing menyimpan sejumlah besar uang pada biaya tenaga kerja. Manajer perusahaan dapat memperoleh informasi mengenai sistem robotika ini melalui website pesaing atau artikel online. Mereka juga dapat mengidentifikasi perusahaan yang menjual robot pada pesaing. Selanjutnya, perusahaan dapat menghubungi produsen robot untuk membantu mengatur sistem di tempat perusahaan.

2. Meningkatkan Kualitas Produk

Perusahaan juga dapat menggunakan benchmarking untuk meningkatkan kualitas produk. Perusahaan dapat membeli produk pesaing terkemuka.Kemudian perusahaan dapat mempelajari produk tersebut, menganalisa bagaimana produk pesaing “bertahan lebih lama atau mengungguli produk lain dalam industri”. Perusahaan kemudian dapat membandingkan berbagai elemen yang terkandung dalam produk kompetitif untuk lini produk mereka sendiri. Selanjutnya, perbaikan dapat dibuat untuk kualitas produk.

3. Meningkatkan Penjualan dan Laba

Sebuah perusahaan dapat menggunakan benchmarking untuk meningkatkan fungsinya, operasi, produk dan jasa yang pada akhirnya akan meningkatkan penjualan dan keuntungan. Pelanggan cenderung melihat perbaikan ini. Perusahaan benchmarking juga dapat mempromosikan perbaikan melalui brosur perusahaan, tenaga penjualan, majalah dan iklan televisi. Upaya ini cenderung untuk meningkatkan penjualan, terutama di kalangan pelanggan inti. Perusahaan yang beroperasi lebih efisien karena benchmarking secara drastis dapat menurunkan biaya mereka. Hal ini dapat menyebabkan keuntungan yang lebih besar.

4.      Memperbaiki proses kritis yang ada dalam bisnis,

5.      Memantapkan tujuan yang berorientasi pada pelanggan,

6.      Menumbuhkan antusias staf dengan melihat yang terbaik,

7.      Mengidentifikasi peluang-peluang baru yang terkadang muncul setelah  membandingkan,

8.      Menjadi lebih berdaya saing,

9.      Memperpendek siklus perbaikan proses bisnis dengan percepatan pembelajaran

10.   Perubahan Budaya

Benchmarking memungkinkan organisasi untuk mengatur realistis, perketat target kinerja baru, dan proses ini membantu meyakinkan masyarakat tentang kredibilitas target ini. Ini membantu orang untuk memahami bahwa ada organisasi lain yang tahu dan melakukan pekerjaan yang lebih baik dari organisasi mereka sendiri.

11.    Peningkatan Kinerja

Benchmarking memungkinkan organisasi untuk menentukan kesenjangan tertentu dalam kinerja dan untuk memilih proses untuk meningkatkan. Kesenjangan ini memberikan tujuan dan rencana aksi untuk perbaikan di semua tingkat organisasi dan mempromosikan peningkatan kinerja bagi peserta individu dan kelompok.

12.    Sumber Daya Manusia

Benchmarking menyediakan dasar untuk pelatihan. Karyawan mulai melihat kesenjangan antara apa yang mereka lakukan dan apa yang terbaik di kelas lakukan. Menutup kesenjangan poin keluar kebutuhan personil yang akan dilatih untuk mempelajari teknik pemecahan masalah dan perbaikan proses.Organisasi yang dijadikan patokan untuk mengadaptasi proses agar sesuai dengan kebutuhan dan budaya mereka sendiri. Meskipun sejumlah langkah dalam proses dapat bervariasi dari satu organisasi ke organisasi lain

 

                                                                 DAFTAR PUSTAKA

 Ariani, Dorothea Wahyu. 2019. Manajemen Kualitas. Tangerang Selatan: Universitas Terbuka.

Proxsis Universe. 2013. “3 Keuntungan Benchmarking untuk Perusahaan”, https://surabaya.proxsisgroup.com/3-keuntungan-benchmarking-untuk-perusahaan/, diakses pada 1 April 2020 pukul 10.45.

Sarjana-Manajemen. 2017. “Pengertian dan Studi Kasus Banchmarking”, http://sarjana-manajemen.blogspot.com/2017/06/benchmarking.html, diakses pada 1 April 2020 pukul 10.27.

Universitas Terbuka TV. (2016, November 23). EKMA4265 Manajemen Kualitas - Total Quality Management [Berkas video]. Diakses https://www.youtube.com/watch?v=f9P4856h4Sk